Hướng dẫn sử dụng máy in đúng cách cho nhân viên văn phòng

Hiện nay, máy in được sử dụng phổ biến đến nỗi văn phòng dù lớn dù nhỏ cũng phải trang bị một chiếc máy in để phục vụ công việc. Tuy nhiên, nhiều nhân viên văn phòng vẫn chưa nắm rõ cách sử dụng máy in sao cho vừa tiết kiệm chi phí vừa bảo đảm độ bền.

Chính vì vậy, để giải quyết vấn đề tồn đọng trên hôm nay chúng tôi mang đến cho các bạn những hướng dẫn sử dụng máy in đúng cách cho nhân viên văn phòng được đánh giá là khá hữu ích.

Hướng dẫn sử dụng máy in

Hướng dẫn sử dụng máy in

Chia sẻ cách cài đặt kết nối mạng wifi

Việc kết nối in ấn sao cho tiện lợi với người dùng được các văn phòng quan tâm đặc biệt. Vì thế mà kết nối mạng wifi đã được trang bị cho hầu hết các dòng máy in mới. Hơn nữa, việc thiết lập in ấn không dây wifi cho máy in khá dễ dàng, chỉ cần cài đặt trên một máy chủ sau đó chia sẻ cho các máy khác trong hệ thống mạng wiffi của công ty.

Bước 1: Cài đặt máy in cho máy chủ

– Kết nối máy in và máy chủ bằng dây nguồn (tốt nhất là cài cho máy tính bàn).

– Cài driver cho máy in (Mỗi máy in đều có driver riêng đi kèm trong thùng máy), hoặc bạn có Download Driver của máy in đó về và giải nén. Tiếp đó là vào mục Device and Printers > Tìm đến Máy in tương ứng và update.

Hoặc Click phải vào mục My computer > Manage > Click chuột phải vào biểu tượng màu vàng (đó là têm máy in chưa có driver)> Chọn Update > Trỏ đường dẫn tới Driver vừa giải nén.

Bước 2: Thiết lập quyền chia sẻ máy in

– Vào Start > Chọn mục Control Panel > Printers and device or Printers and Faxes (biểu tượng máy in)

– Vào thiết bị máy in > Chọn Sharing -> Click vào mục Share this Printer > Apply > Chọn OK để hoàn thành thiết lập.

Để giúp các máy tính cùng hệ thống có thể sử dụng máy in thì phải kết nối với mạng nội bộ. Thực hiện bằng cách chọn Control panel > Printers and Devices > Add Printer > Add a network để thấy máy in đã được chia sẻ. Sau đó, bạn có thể tiến hành in ấn với máy in đã thiết lập.

Lưu ý: Các máy con trong cùng hệ thống chỉ in được khi máy chủ đang trong trạng thái hoạt động.

Một số hướng dẫn sử dụng máy in cơ bản

– Mở tài liệu cần in > Nhấn tổ hợp phím ctrl +P (hoặc chọn biểu tượng máy in trên file).

– Các chức năng tùy chọn cơ bản có thể sẽ được sử dụng:

+ Copies: Chọn số lượng bản in bạn muốn in

+ Printer Properties: Tùy chọn chất lượng bản in trong Tab Quality (Standard (chất lượng thường) hay chế độ Draft (chất lượng bản nháp)) và Water Mark (chữ ký chìm).

+ Print All Pages: Tùy chọn in tất cả các trang của văn bản hoặc Print Curent Page (chọn in chỉ vài trang, sau đó đánh số trang để in như 3-5,… vào dòng Pages)

+ Print One Sided (in 1 mặt) hoặc Print on Both Sides (in 2 mặt giấy, tích hợp ở dòng máy in với tính năng in duplex)

+ Collated (in theo tập): Chức năng này dùng để đóng sổ luôn 1 tập văn bản khi muốn in với số lượng lớn hoặc in theo từng trang.

+ Portrait/ Lanscape Orientation: Chọn in dọc hay in ngang cho văn bản.

+ A4/ Letter: Chọn khổ giấy in cho mục đích in ấn như: A4 hoặc A3 (tùy mã máy in có hỗ trợ)

+ Magins: Lựa chọn căn lề cho bản in, ví dụ Normal với căn lề 4 bên 1” hoặc Narrow căn lề 4 bên 0,5”,…

+ Page per sheet: Lựa chọn in gộp trang trong một page (tùy nhu cầu).